- Для кого и зачем проводится бизнес-конференция
- Цели посещения бизнес-конференций
- Приобрести новые знания, инсайты
- Встретиться с коллегами
- Познакомиться с нужными людьми
- Узнать о полезных решениях для бизнеса
- Подсмотреть идеи продвижения для бизнеса
- Решить маркетинговые задачи
- Этапы организации бизнес-конференции
- Этап 1. Планирование
- Этап 2. Подключение партнеров
- Этап 3. Поиск и приглашение спикеров
- Этап 4. Подготовка программы
- Этап 5: Привлечение участников
- Этап 6. Распределение ответственности
- Этап 7: Брендирование
- Как создать комфортные условия для участников бизнес-конференции
- Продвижение бизнес-конференции
- Какими еще инструментами можно воспользоваться для продвижения конференции?
- Контроль проведения и оценка эффективности бизнес-конференции
- Что важно сделать после конференции:
- 7 крупных бизнес-конференций конца 2024 года
- Часто задаваемые вопросы о бизнес-конференции
- Что делать непосредственно перед бизнес-конференцией?
- Как выбрать место для проведения бизнес-конференции?
- Какое оптимальное время для бизнес-конференции?
О чем речь? Бизнес-конференция – деловое мероприятие, посвященное определенной теме, куда приглашаются спикеры и участники для выступления и обсуждения заявленных докладов. Проводится в офлайн или онлайн формате.
Как провести? При подготовке бизнес-конференции необходимо решить множество вопросов: выбрать тему обсуждения, пригласить спикеров, участников, разработать план мероприятия, подобрать подходящее помещение, а после проведения оценить результаты мероприятия.
Для кого и зачем проводится бизнес-конференция
Бизнес-конференция (деловая конференция) представляет собой мероприятие, формат которого предполагает решение вопросов различного содержания в среде предпринимателей, включая привлечение новых клиентов, партнеров, обмен опытом и установление полезных для бизнеса связей.
Руководители предприятий регулярно участвуют в бизнес-тренингах, чтобы получить и развить необходимые для работы навыки. Мероприятие может проходить как в закрытом, так и в открытом формате и предполагает две активные стороны: участники и тренер. Тренинги для повышение профессиональных компетенций руководителя предусматривают также приятный бонус – возможность обзавестись новыми знакомствами с начальниками других компаний.
Чтобы добиться максимального уровня компетентности сотрудников на руководящих должностях, недостаточно просто обеспечить их участие в бизнес-тренингах. Важно также регулярно организовывать обмен опытом с коллегами из аналогичных или смежных сфер. Достичь этой цели можно путем участия в бизнес-форумах, бизнес-конференциях, предполагающих выступления спикеров и возможность обратной связи для их слушателей.
Такие конференции проводят часто, освещая различные аспекты бизнеса и его составляющих. Уровень организации может быть разным: городские, региональные или международные бизнес- конференции. Численность участвующих в мероприятии может быть различной, его формат также может быть очным или онлайн.
В нашей стране бизнес-конференции проводятся в различных вариантах. Классифицировать их можно исходя из нескольких параметров.
Из задач, которые ставит перед собой организатор:
- отраслевые;
- маркетинговые;
- конференции-презентации;
- дилерские.

Читайте также!
Из уровня (места) проведения:
- локальные (проходят внутри предприятия);
- региональные;
- всероссийские;
- международные;
- смешанные.
Из способа организации:
- распределенные (в нескольких местах);
- локальные (на одной территории);
- аудио- и видеоконференции.
Из условий участия:
- платные;
- бесплатные.
Многих бизнесменов подобные мероприятия привлекает возможностью пообщаться с коллегами, близкими по духу людьми, занимающимися схожими или одними и теми же проектами, в повседневной жизни не имеющих возможности часто контактировать. Можно обрести новые знакомства с работающими в той же отрасли людьми, узнать для себя что-то новое.
Типов конференций множество: торговые, образовательные, сетевые, венчурные и т.д. Эти мероприятия вдохновляют, обучают, позволяют обменяться опытом, познакомиться с единомышленниками. Для бизнесменов это отличная возможность рассказать о своем продукте, для ученых – прекрасная площадка для презентации своих открытий.
Цели посещения бизнес-конференций
Приобрести новые знания, инсайты
Посетители конференций расширяют свое представление об определенной сфере, узнают о тенденциях ее развития, трендах, могут ознакомиться со свежей статистикой и аналитикой, заполнить имеющиеся пробелы в знаниях.
Нередко выступающие рассказывают о кейсах из практики, делятся собственными хитростями и секретами успеха.
Встретиться с коллегами
График работы специалистов зачастую не позволяет часто встречаться с коллегами из других компаний. Здесь же им представляется уникальная возможность провести время с пользой и в приятной компании, в перерыве между лекциями и после них пообщаться неформально.
Познакомиться с нужными людьми
Бизнес-конференция – отличное место для поиска партнера, нужного специалиста в компанию, привлечения клиентов или подрядчиков. Чем известнее и статуснее мероприятие, тем больше вероятность, что в нем примут участие настоящие профессионалы, спикеры с громким именем и полезным опытом.

Читайте также!
Нередко активные с соцсетях бизнесмены заранее сообщают своим подписчикам, что собираются выступить на бизнес-конференции, и помечают публикацию хэштегами. С их помощью потенциальные участники легко находят друг друга и сразу планируют встречу на мероприятии.
Узнать о полезных решениях для бизнеса
В ежедневной рутине не всегда легко уследить за всеми технологическими новшествами, способными оптимизировать бизнес-процессы. К примеру, компания нуждается в новой системе CRM, но времени на самостоятельное изучение предложений в этой сфере попросту нет. Отличным решением для руководителя станет посещение тематической бизнес-конференции по CRM.
Вероятно, здесь будут представлены проекты программ и стартапы, которые покажутся интересными. Понадобится только консультация разработчиков, доступная прямо на мероприятии у стенда. Посетителям конференций часто предлагают особые условия приобретения продукта – дополнительные скидки, доступ к демоверсии или что-то другое.
Подсмотреть идеи продвижения для бизнеса
К организации подобных мероприятий подходят креативно и с определенной долей дотошности. Изучая представленные стенды, можно увидеть неожиданные для себя подходы в работе, которые можно использовать у себя.
Решить маркетинговые задачи
Для многих участие в бизнес-конференциях – лишний повод рассказать о своем предприятии и обменяться контактами с потенциальными клиентами. Чтобы это сделать, посетители берут на мероприятие сувениры или промоматериалы, подходящие для быстрой презентации услуг или продукции во время знакомства.
Эффективным решением также станут анонсы предстоящих посещений бизнес-конференций в социальных сетях. Так вы продемонстрируете партнерам и потребителям продукта, что активны в своей сфере, не пропускаете важные события и интересуетесь текущими трендами.
Этапы организации бизнес-конференции
Этап 1. Планирование
Что необходимо сделать:
- Важно понимать, для кого это мероприятие проводится. Опишите целевую аудиторию, сегментируйте ее.
- Определитесь с датой. Как правило, участникам из своего города удобны будние дни во второй половине недели, приезжим предпочтительнее выходные.
- Выберите место. Оно должно быть удобным: просторная площадка с необходимыми техническими средствами и вместительной парковкой.
- Делегируйте часть задач ответственным сотрудникам, обозначьте по ним сроки и промежуточные этапы.
- Проанализируйте расходы, подумайте о том, что можно закрыть путем привлечения спонсоров, а что придется взять на себя.
Этап 2. Подключение партнеров
Что делать:
- К проведению мероприятия можно подключить партнеров на коммерческих условиях или бартерных. Условием последнего обычно являются размещение рекламы партнера на раздаточном материале, упоминание в выступлениях ведущего, в публикациях на сайте – организатора и др.

Читайте также!
- Бартер может покрыть затраты на сувениры, кейтеринг, печатную продукцию, освещение мероприятия в сетях и СМИ.
- Партнерам на коммерческой основе можно подготовить варианты спонсорских пакетов, стоимость которых будет зависеть от статуса привлеченного спонсора (генеральный, обычный).
Этап 3. Поиск и приглашение спикеров
Что сделать:
- Подготовьте список ключевых тем.
- Перечислите возле каждой из тем имена известных экспертов в них.
- Подготовьте приглашения и обсудите условия: что нужно вам от спикеров и что они хотят взамен за выступления.
- Сразу оговорите желаемые длительность и формат выступления.
- Озвучьте сразу, что рекламным речам на вашей конференции не место (они не способствуют доверию к организаторам).
- Из всего многообразия спикеров отдайте предпочтение практикам – так конференция станет максимально полезной и интересной.
- Соберите все темы и основные тезисы, проанализируйте их: доклады не должны пересекаться или, повторимся, рекламировать что-то. Договоритесь со спикерами заблаговременно о просмотре их презентаций не менее чем за пару недель до мероприятия.
- Обеспечьте комфорт для всех приглашенных выступающих: бронь гостиничных номеров, билетов и т.д.
Этап 4. Подготовка программы
Что делать:
- Если есть необходимость, лучше объединить в группы выступления на одну тематику. Если одновременно работают несколько залов, распределите выступления так, чтобы помещения были все время заняты.
- Разбавьте программу мастер-классами.
- Сбалансируйте время мероприятия – предусмотрите своевременные перерывы, чтобы гости не заскучали, но и не устали от длительных лекций.
- Не стоит затягивать конференцию – известно, что внимания человека хватает лишь на 5 часов активного восприятия информации.
Этап 5: Привлечение участников
Что сделать:
- В сети создайте страницу мероприятия, размещайте там информацию о ходе его подготовки. За две–три недели опубликуйте программу бизнес-конференции.
- Воспользуйтесь всеми возможными способами рекламы вашего мероприятия: СМИ, интернет-пространство (со ссылками на страницу), партнеры, прямые продажи.
- Организуйте возможность онлайн-регистрации и онлайн-оплаты. Для разных ресурсов, привлеченных к продвижению события, придумайте индивидуальные промокоды. Так вы сможете оценить их эффективность и простимулировать потенциальных участников.
Этап 6. Распределение ответственности
Что сделать:
- Необходимо назначить кураторов для решения каждой из задач, а также за каждым из спикеров конференции.
- Снабдить кураторов опознавательными знаками – бейджами, форменной одеждой, логотипами.
- В каждом зале должны присутствовать администратор (для встречи гостей, отслеживания всех процессов, решения непредвиденных ситуаций), модератор (ведущий) и специалист по технической части (настройка техники, сопровождение мероприятия).
- Обеспечить качественную съемку процесса – фото и видео. Фотографы должны быть в каждом зале, по меньшей мере один профессионал на два зала. Подготовить для них четкий список требований: каким моментам необходимо уделить особое внимание в ходе съемок. Заранее предупредить их о том, какой фоновый цвет предусмотрен на мероприятии.
Этап 7: Брендирование
Что делать:
- Чтобы конференция была узнаваемой, продумайте свой фирменный стиль.
- Исходя из разработанного стиля должны быть подготовлены все раздаточные материалы, канцелярия, реклама, общее оформление сайта, экраны на конференции.

Читайте также!
- Раздаточного материала должно быть достаточно – заготовьте его с запасом.
- Удобнее неименные бейджи, гости смогут самостоятельно их заполнить.
- Придумайте для мероприятия хэштег и используйте его.
Как создать комфортные условия для участников бизнес-конференции
Чтобы все участники конференции чувствовали себя комфортно, при организации продумайте все до мелочей. На площадке должно быть достаточно питьевой воды в свободном доступе (примерно 1 литр на человека).
Подготовьте для каждого схему помещений: план площадки можно включить в раздаточный комплект или разместить на стене. То же касается и расписания текущего дня или всей конференции.
Будь то конференция малого или среднего бизнеса, комфорт ее участников складывается из следующих составляющих:
- Хорошее освещение, близкое к дневному свету.
- Температура в помещении, комфортная для длительного пребывания. Если прохладно или жарко, лучше предупредить участников об этом заранее.
- Достаточное количество мест для сидения. Сопоставьте число предполагаемых участников с имеющимися в залах стульями, обеспечьте небольшой запас на всякий случай. Если распределение гостей по помещениям произошло неравномерно, своевременно восполняйте образовавшуюся нехватку сидячих мест.
- Место для курения. Пусть будет комфортно как курящим, так и некурящим участникам конференции.
- Кофе-брейк. В перерывах между выступлениями многие из гостей могут захотеть выпить кофе и перекусить: организуйте напитки и снеки в отдельном месте. Во избежание скопления людей распределите эти зоны грамотно.
-
Кейтеринг, кафе или столовая. Всем участникам будет нужно прерваться и поесть. Длительный перерыв важен для качества восприятия информации и восполнения сил. Многие гости воспользуются им также для решения рабочих задач: сделать звонки, встретиться с кем-либо.
Если конференция предполагает небольшое число участников (до 50 человек), в качестве площадки для ее проведения можно выбрать ресторан для обеда на месте.
- Гардероб. Если вы проводите конференцию в холодное время года, организуйте работу гардероба и воспользуйтесь услугами гардеробщика. Самообслуживание в данном случае – не лучший выбор, обязательно что-то перепутается или потеряется, оставив неприятный осадок от мероприятия. Впечатление складывается из мелочей.
- Дежурные. Если речь идет о большом бизнес-семинаре, конференции, обязательно определите ответственных (хотя бы 1 человек на зону). В их компетенцию будет входить порядок в помещении, чистота, ответы на вопросы гостей, решение непредвиденных проблем.
Продвижение бизнес-конференции
Прежде чем провести бизнес-конференцию, необходимо уже не менее чем за 1,5–2 месяца приступить к ее продвижению. А в случаях, когда предстоит мероприятие широкого масштаба, – еще раньше.
Сначала подготовьте лендинг с основными сведениями о событии:
- Обозначьте дату, место и время проведения.
- Перечислите выступающих и назовите темы.
- Укажите условия участия – разброс цен или бесплатное. При установлении цены на входной билет отталкивайтесь от затрат на проведение мероприятия (оплата раскрутки, спикеров, партнеров и т.д.).
- Включите форму для регистрации на мероприятие.
Регистрировать участников можно, даже если еще не известны все выступающие и темы докладов. Последние будут постепенно добавляться на лендинг по мере приближения события. На сайте нужно сообщить, что список еще формируется.

Читайте также!
Прогрев к мероприятию стоит включить в контент-план. Участников можно привлекать как бесплатными, так и платными способами:
- Таргетированная реклама.
- Социальные сети.
- Рассылки по электронной почте среди своей базы потенциальных участников.
- Анонсы бизнес-конференции для размещения на ресурсах спикеров и партнеров.
- Партнерские рассылки и публикации.
Какими еще инструментами можно воспользоваться для продвижения конференции?
- Чат-боты. Заданная последовательность сообщений, которую каждый участник получит в ЛС, поспособствует доходимости до мероприятия. А если подключить геймификацию – то и вовлечению.
- Реклама у инфлюенсеров в социальных сетях, в ТГ-каналах. Это предполагает финансовые вложения, однако эффект не заставит себя долго ждать. С такой рекламы приходит живая аудитория, заинтересованная и платежеспособная. Вложения окупятся сполна уже в первые месяцы.
- Лид-магниты. Окажут помощь в увеличении числа регистраций на мероприятие.
Партнеры и спикеры активно подключаются к продвижению события. Заранее обсудите с ними условия их участия в раскрутке конференции.
Если это публикации в социальных сетях, обговорите их количество, время выхода, авторов текстов, прилагаемую графику. Зачастую спикеры и партнеры запрашивают готовый текст, но, если они самостоятельно подготовят публикацию с учетом особенностей собственной целевой аудитории, реклама будет еще эффективнее.
Желательно, чтобы они выложили хотя бы два поста: один – с общими сведениями о мероприятии и второй – по собственному докладу с приглашением к участию в качестве слушателя. Отлично, если спикер выпустит также приглашение в формате видеоролика. Вы можете участвовать в разработке плана.
Для отслеживания эффективности сотрудничества в плане раскрутки с каждым из спикеров, сделайте для них ссылки с utm-метками. Это позволит понять, разместил ли он анонс и сколько участников привел к вам.
Контроль проведения и оценка эффективности бизнес-конференции
Во время проведения мероприятия сосредоточьтесь на следующих моментах:
- Тайминг. Спикеры должны придерживаться установленных временных рамок. Обычно за этим следит ведущий, объявляющий выступающих.
- Трансляция. Освещайте ход конференции в соцсетях: посты, сторис по спикерам с предложением присылать свои вопросы. Можно попросить участников отмечать в своих публикациях вас, репостить ваш контент.
-
Модерация и техника. Если вы проводите онлайн бизнес-конференцию, обеспечьте эффективную модерацию чата: удаляйте некорректные сообщения участников, рекламу, следите за технической исправностью используемого оборудования (желательно с помощью специалиста-техника).
Может так получиться, что при подготовке к мероприятию все работало исправно, а в момент выступления спикера его подключение не проходит. Договоритесь с выступающими о возможности поменять местами их доклады на случай таких технических неурядиц. Ведущий поможет заполнить возникшие паузы в скайп-конференции.
Если ваше мероприятие предполагает офлайн-формат, заблаговременно проведите осмотр всего оборудования, проверьте, чтобы у всех спикеров были необходимые для выступления материалы. Будьте готовы к возможным форс-мажорам.

Читайте также!
Уделите внимание возможности обратной связи. Это несложно. Достаточно, чтобы ведущий попросил слушателей после каждого доклада писать пару слов о впечатлениях. Можно придумать поощрения активным участникам: например, отправлять презентации спикеров тем, кто оставил подробный отзыв. Да, важно аккуратно попросить участников воздержаться от формулировок «все хорошо», «спасибо, мне все понравилось» и дать развернутый отклик.
Ссылки на качественные отзывы отправьте спикерам: они смогут поучаствовать в обсуждении, поблагодарить. По окончании конференции можно объединить все отзывы и выслать спикеру вместе с дипломом мероприятия. Так вы сможете поспособствовать дальнейшему сотрудничеству (если вам понравилось его выступление).
Что важно сделать после конференции:
-
Провести оценку ее эффективности:
- сравнить число зарегистрировавшихся с реальным количеством участников;
- насколько активно аудитория была включена в процессы мероприятия;
- как изменилось количество ваших подписчиков в социальных сетях, насколько расширилась ваша база контактов;
- через некоторое время после бизнес-конференции выросли ли продажи.
- Оценить, как все прошло в целом: что получилось, что пошло не по плану, сделать соответствующие выводы, учесть ошибки на будущее.
- Дать информационную поддержку принимавшим участие в мероприятии людям. Отправить рассылку на электронную почту с презентациями спикеров, вести закрытый чат участников, где можно пообщаться на темы конференции уже после ее завершения.
7 крупных бизнес-конференций конца 2024 года
-
HR Expo 2024 – выставка и конференция
Дата проведения: 3–4 октября 2024 года.
Место: Россия, Москва, МВЦ «Крокус Экспо».
Экспонируемые продукты: Наука; Образование; Управление персоналом; Профессиональное развитие; Инновации и Информационные технологии.
-
Franch Region Омск 2024 – специализированная выставка-конференция
Дата проведения: 10 октября 2024 года.
Место: Россия, Омск, гостиница «Турист».
Экспонируемые продукты: Бизнес-партнерство; Франшизы; Бизнес-модели.
-
Кредит-EXPO. Осень 2024 – выставка кредитов для малого бизнеса и собственников бизнеса
Дата проведения: 22–23 октября 2024 года.
Место: Россия, Москва, Event-Холл «ИнфоПространство».
Экспонируемые продукты: Мастер-классы по кредитной грамотности; Кредиты и займы; Экспериментальные кредитные продукты; Консалтинговые услуги.
-
BUYBRAND Expo 2024 – форум и выставка по франчайзингу
Дата проведения: 29–31 октября 2024 года.
Место: Россия, Москва, ЦВК «Экспоцентр».
Экспонируемые продукты: Разработка франшиз; Каталоги франшиз; Франшизы сферы услуг, кафе, ресторанов, магазинов; Консалтинговые и юридические услуги; E-COM; Кибербезопасность и видеонаблюдение; IT-решения; Автоматизация бизнес-процессов; Оборудование и мебель для розничного и ресторанного бизнеса; Логистические и финансовые услуги; Коммерческая недвижимость; Коммерческий транспорт.
-
ЦИФРОТЕХ.SECURITY 2024 – международный форум цифровизации правоохранительной деятельности
Дата проведения: 6–8 ноября 2024 года.
Место: Россия, Москва, ЦВК «Экспоцентр».
Экспонируемые продукты: Информационная безопасность правоохранительной деятельности; Цифровые средства выявления и расследования преступлений; Цифровизация органов правосудия; Цифровая идентификация личности; Закрытая экспозиция лицензиатов ФСБ России.
-
Franch Region Владивосток 2024 – специализированная выставка-конференция
Дата проведения: 6 ноября 2024 года.
Место: Россия, Владивосток, AZIMUT Сити Отель Владивосток.
Экспонируемые продукты: Франшизы; Бизнес-партнерство; Бизнес-модели.
-
Franch Region Нижний Новгород Осень 2024 – специализированная выставка-конференция
Дата проведения: 21 ноября 2024 года.
Место: Россия, Нижний Новгород, Гранд Отель «Ока».
Экспонируемые продукты: Франшизы; Бизнес-партнерство; Бизнес-модели.

Читайте также!
Часто задаваемые вопросы о бизнес-конференции
Что делать непосредственно перед бизнес-конференцией?
За сутки до начала мероприятия:
Проведите обзвон всех участников, чтобы напомнить о мероприятии, ответить на интересующие вопросы. Так вы сразу получите представление о предполагаемом числе реальных участников и в случае большого количества отказавшихся сможете продумать варианты, как закрыть нехватку слушателей: предложить подтвердившим участие билет за символическую цену или выложить освободившиеся билеты со скидкой.
Если конференция масштабная, можно воспользоваться колл-центром партнера для оперативного обзвона.
- Обзвоните также спикеров, чтобы уточнить, не корректировали ли они свои презентации. Если необходимо, обновите свой экземпляр. Сохраняйте такие файлы не только на флеш-носителе, но и в облачном пространстве.
В день конференции:
- Приезжайте на место минимум за 1,5 часа, чтобы проконтролировать исправность техники, оформление пространства, организацию процессов. Если что-то пошло не по плану, у вас будет время внести необходимые коррективы.
- Проверьте, все ли спикеры на месте и готовы выступать. При необходимости помогите им добраться до площадки или справиться с другими возникшими трудностями.
Как выбрать место для проведения бизнес-конференции?
Хороших площадок много, но их и бронируют сильно заранее. А если это хорошая и бюджетная площадка одновременно – обычно она всегда уже занята. Отталкивайтесь от масштабов мероприятия: небольшую конференцию можно провести в ресторане, это позволит обойтись без большого перерыва на обед. Кстати, большинство ресторанов выплачивает комиссионные в виде 10 % от чека.

Читайте также!
Учитывайте наличие на площадке оборудования – как минимум это микрофон с колонками и проектор. Важно также обеспечить комфортное размещение гостей, учитывая число сидячих мест, и их удобство для долгого пребывания.
Признаки удачного места:
- просторное помещение для предполагаемого числа участников;
- техническое оснащение пространства, подходящее под ваши задачи;
- имеется заведение общепита в непосредственной близости;
- удобное расположение в городском пространстве;
- парковка с достаточным количеством мест;
- близость остановок общественного транспорта;
- неподалеку аптеки и магазины.
Какое оптимальное время для бизнес-конференции?
Конференции широкого масштаба продолжаются обычно в течение 2–3 дней. Для менее крупных мероприятий, как правило, достаточно одного дня.
Первый день включает в себя регистрацию гостей, открытие конференции и начало выступлений спикеров по секциям.
Конференции-конгрессы подразумевают строгий тайминг выступлений. Обычно среднее время выступления спикера – 15 минут. За этот промежуток времени выступающий передает свой главный посыл слушателям и старается заинтересовать их. По завершении доклада участникам предлагается обсудить его в течение 3–5 минут.
По окончании конференции гостям предлагают собраться для подведения итогов мероприятия.
Бизнес-конференции любой тематики так или иначе полезны: это и новые знания, и обмен опытом, и новые знакомства. Поэтому не стоит пренебрегать такой хорошей возможностью роста и развития управленца и предприятия в целом.