Что такое ивент: виды, задачи, правила подготовки

16.09.2024
1050
Время чтения: 8 минут
Обновлено: 17.09.2024
Сохранить статью:
Что такое ивент

Что такое ивент? Это мероприятие, цель которого – рассказать о компании, наладить контакт с целевой аудиторией и деловыми партнерами, найти клиентов или представить новый продукт.

На что обратить внимание? Ивенты проводят в разных форматах: презентации, выставки, семинары, фестивали, спортивные соревнования или онлайн-мероприятия. Подготовке отводится ключевая роль, и ее выполняют своими силами или с помощью ивент-агентств.

Что такое ивент

Что такое ивент простыми словами? Это тщательно спланированное событие, направленное на взаимодействие с аудиторией. Такие мероприятия могут быть как развлекательными, так и носить ярко выраженный рекламный характер, часто совмещая оба этих аспекта. Основная цель ивентов – установить контакт с целевой аудиторией, донести до нее определенные идеи, презентовать новые продукты или услуги. Прямое общение позволяет создать эмоциональную связь с потребителем и повысить узнаваемость бренда.

Формат мероприятий может быть самым разным. От небольших корпоративных вечеринок до масштабных международных выставок. Число участников также варьируется от нескольких человек до миллионов. К примеру, школьный выпускной – это камерное мероприятие, в то время как Олимпийские игры собирают миллионы зрителей со всего мира.

В основе любого мероприятия лежит стремление привлечь внимание и вызвать интерес у аудитории. Организаторы используют для этого различные инструменты и приемы, от классических до самых инновационных. Некоторые ивенты носят разовый характер, выполняя свою функцию и уходя в историю. Другие же становятся долгосрочными проектами, ежегодно собирая все больше участников. Несмотря на различия в форматах и масштабах, цель у всех мероприятий одна – привлечь внимание и оставить яркое впечатление.

Что такое ивент

Каждое мероприятие имеет свои конкретные задачи, которые зависят от его формата и целей организаторов. Конференции, как правило, служат платформой для обмена знаниями и установления деловых контактов. Выставки позволяют компаниям представить свои продукты и услуги широкой аудитории. Тимбилдинг направлен на укрепление командного духа и повышение мотивации сотрудников. Коммерческие мероприятия, в свою очередь, преследуют более амбициозные цели: увеличение продаж, укрепление бренда и завоевание новых рынков.

Виды ивентов

Выбор формата напрямую зависит от целей компании. Основные виды ивентов:

  • Презентации являются эффективным инструментом для анонса новых продуктов и стимулирования интереса к ним. Например, показ нового смартфона или модели кроссовок позволяет продемонстрировать их уникальные особенности и преимущества.
  • Семинары и тренинги – это форма обучения, направленная на передачу знаний и навыков. Они помогают организациям укреплять свой экспертный статус и строить долгосрочные отношения с клиентами. Например, маркетинговая компания может организовать семинар для начинающих предпринимателей по актуальным вопросам маркетинга.
  • Выставки служат отличной платформой для демонстрации товаров или услуг перед широкой аудиторией потенциальных клиентов, партнеров и инвесторов. Например, ремесленная мастерская, организовав выставку своих изделий, может не только привлечь новых потребителей, но и установить контакты с оптовыми покупателями или галереями.
  • Конференции служат платформой для обсуждения актуальных бизнес-проблем, обмена опытом между профессионалами, установления деловых контактов и повышения узнаваемости бренда компании. К примеру, маркетинговое агентство может организовать образовательное мероприятие, посвященное современным маркетинговым стратегиям и инструментам, для предпринимателей.
  • Корпоративные события служат для сплочения коллектива и повышения мотивации сотрудников. Классические примеры таких мероприятий – новогодние корпоративы и празднования дней рождения компании.
  • Фестивали — это события, направленные на развлечение, продвижение бренда и увеличение продаж.
  • Благотворительные мероприятия служат для сбора средств, направленных на решение социальных проблем, а также для повышения общественной осведомленности о них. Например, ресторан может организовать благотворительный ужин с целью сбора средств для поддержки детей-сирот.
  • Спортивные мероприятия служат инструментом для укрепления бренда и привлечения инвестиций. Например, городской забег, организованный фитнес-клубом, позволяет привлечь активных и здоровых людей, которые с большей вероятностью станут клиентами клуба.
  • Онлайн-ивенты — это виртуальные мероприятия, посвященные различным темам, от обучения и продаж до маркетинга. Например, ИТ-консалтинг может организовать онлайн-конференцию для малого бизнеса, чтобы познакомить его с современными цифровыми инструментами.

Этапы подготовки и проведения ивента

Успешное проведение любого ивента невозможно без детального планирования. Рассмотрим каждый этап подготовки мероприятия.

  1. Сформулируйте цели. Прежде чем начать планировать мероприятие, определитесь, чего вы хотите достичь. Это может быть презентация нового продукта, привлечение потенциальных клиентов, укрепление бренда, передача знаний сотрудникам или даже получение широкой огласки в средствах массовой информации.
  2. Заложите бюджет. Определите максимальную сумму, которую вы готовы потратить на мероприятие. Это позволит вам выбрать оптимальные решения по всем статьям расходов: от аренды помещения до рекламной кампании. Не забудьте предусмотреть резерв на непредвиденные ситуации.
  3. Выбор формата мероприятия зависит от поставленных целей. Так, для представления нового продукта оптимальным форматом будет презентация, для повышения узнаваемости бренда – масштабное мероприятие в формате рок-концерта, а для укрепления корпоративного духа – неформальная вечеринка.
  4. Этапы подготовки и проведения ивента

  5. Разработайте подробный план мероприятия, включающий концепцию, программу, бюджет, логистику и маркетинговую стратегию. Создайте единый документ, где будут отражены все детали: дата, время, место проведения, целевая аудитория, список приглашенных, техническое обеспечение, кейтеринг, рекламная кампания. Определите критерии оценки эффективности мероприятия.
  6. Составьте детальный план работы. Распределите задачи между членами команды, установив четкие сроки. Выберите квалифицированных подрядчиков: фотографа, ведущего, музыкантов, дизайнера. Разработайте программу обучения для персонала, чтобы обеспечить высокий уровень обслуживания гостей.
  7. Анонсирование мероприятия. Выбор каналов продвижения зависит от масштаба события. Для небольших мероприятий достаточно внутренней рассылки. Для масштабных мероприятий используйте комбинацию онлайн и офлайн каналов: социальные сети, сайт, средства массовой информации, наружная реклама. Постепенно подогревайте интерес аудитории и напоминайте о событии перед началом. Автоматические email-рассылки помогут вам оптимизировать процесс коммуникации.
  8. Проведите финальную проверку всех организационных моментов за день до мероприятия. Убедитесь, что площадка, оборудование и персонал готовы к работе.
  9. Запустите ивент. Контролируйте ход мероприятия, внося коррективы по мере необходимости. Фиксируйте все на фото и видео, ведите прямую трансляцию. Используйте полученный контент для продвижения вашего события.
  10. Обязательно соберите отзывы участников, чтобы понять, насколько оправдались их ожидания от мероприятия. Проведите опрос или предложите гостям заполнить анкету. Это поможет выявить как сильные, так и слабые стороны вашей организации, а также понять, что можно улучшить в будущем.
  11. Создайте информационный повод, рассказав о прошедшем событии в социальных сетях, на сайте компании и в средствах массовой информации. Подготовьте интересные материалы, которые позволят привлечь новых клиентов и партнеров.

Критерии выбора ивент-агентства

Чтобы инвестиции в организацию мероприятия окупились, важно выбрать надежного партнера. Давайте разберемся, что такое ивент-агентство и как выбрать то, которое предложит качественные услуги по оптимальной цене:

  • Прежде чем доверить организацию мероприятия, узнайте, как долго компания работает на рынке. Длительный опыт – это гарантия профессионализма и надежности.
  • Изучите отзывы о компании, чтобы подтвердить ее хорошую репутацию. Мнения реальных клиентов – лучший показатель качества услуг.
  • Сервис и персональный подход к каждому клиенту – залог успешного мероприятия. Персональный ивент-менеджер гарантирует индивидуальный подход и исключает любые организационные сложности.
  • Выбрав услугу «под ключ», вы оптимизируете свои ресурсы, поскольку не нужно будет искать и координировать работу различных специалистов.
  • Компания должна предлагать широкий спектр услуг по доступным ценам, чтобы удовлетворить потребности клиентов с различными финансовыми возможностями.
  • Обратите особое внимание на дополнительные услуги, предлагаемые агентством. Некоторые из них могут существенно сократить ваши расходы и сэкономить значительную сумму денег.

Кроме того, следует определиться с типом агентства: крупное, небольшое или узкоспециализированное. Выбор зависит от ваших конкретных потребностей.

Кто такой ивент-менеджер? Это профессиональный организатор, который не только учтет ваши пожелания, но и предложит свежие идеи. Его задачи включают:

  1. Финансовое планирование.
  2. Разработка сценария.
  3. Организация концепции.
  4. Оформление пространства.
  5. Техническое обеспечение.

Оценка ивента

Что такое ивент-маркетинг? Это деятельность, связанная с планированием, организацией и проведением мероприятий для продвижения бренда, товаров или услуг. Для оценки эффективности ивент-маркетинга используют следующие критерии:

Регистрации и посещаемость мероприятий

При планировании события необходимо четко определить желаемое количество регистраций. Именно эта цифра станет ориентиром для разработки маркетинговой стратегии и рекламной кампании. По завершении мероприятия важно сравнить фактическое количество регистраций с запланированным, чтобы оценить эффективность проведенной работы. Кроме того, следует отслеживать, какая часть зарегистрированных участников действительно посетила мероприятие (онлайн или офлайн). Этот показатель, называемый конверсией, позволяет понять, насколько успешно удалось привлечь целевую аудиторию.

Оценка ивента

Анализ качества лидов

Важно не просто подсчитывать количество регистраций, но и определять, насколько эти пользователи соответствуют профилю вашего идеального клиента. Для этого необходимо анализировать количество лидов, совершивших целевые действия, такие как оставление заявки на консультацию, запрос демо-версии продукта. Например, если из 100 зарегистрированных участников только 10 стали потенциальными клиентами, это может свидетельствовать о неправильном позиционировании мероприятия или непонимании целевой аудиторией предлагаемого продукта.

Финансовый анализ

Любое мероприятие требует материальных вложений. Важно заранее составить подробный бюджет и определить ожидаемую прибыль. После проведения события необходимо оценить, насколько эффективно были потрачены средства. При этом следует помнить, что основная цель маркетинговых мероприятий – это привлечение новых клиентов и укрепление бренда, а не только получение прибыли.

Мнение участников

Важно узнать, что думают посетители о мероприятии. Для этого можно проанализировать их комментарии в социальных сетях или заполненные формы обратной связи.

Освещение в медиапространстве

Сюда относятся как краткие упоминания в социальных сетях, так и развернутые материалы в средствах массовой информации: статьи, репортажи, интервью, а также специальные проекты, посвященные данной теме.

Часто задаваемые вопросы об ивентах

Что отличает успешного ивент-менеджера от других специалистов?

Прежде всего, это коммуникабельность, гибкость, стрессоустойчивость и креативность. Но не стоит забывать о важных организационных навыках: умении планировать, координировать и брать на себя ответственность.

Где найти команду для своего мероприятия?

Есть несколько вариантов:

  • Размещение вакансий на специализированных платформах.
  • Поиск в тематических группах в соцсетях.
  • Обращение к рекомендациям знакомых.
  • Сотрудничество с ивент-агентствами.

Какие самые распространенные ошибки допускают в ивентах?

Частая ошибка при организации мероприятий – недостаточное использование фирменной символики. Логотип компании должен быть заметен на каждом этапе ивента.

Итак, теперь мы с вами знаем, что такое ивент. Следует помнить, что проведение мероприятий сопряжено с определенными рисками, которые могут негативно сказаться на имидже компании или эффективности проводимого события. Чтобы минимизировать эти риски и получить максимальный результат, стоит обратиться к профессиональным ивент-агентствам. Опытные организаторы учтут все нюансы, разработают детальный план мероприятия и обеспечат его бесперебойное проведение.

Вам также может понравиться
Забрать
подарок
Gift icon Gift icon
Только до 21.02
Скачайте бесплатно гайд «10 техник позиционирования компании
через ивенты, повышающих узнаваемость бренда на 40%»
Скачайте бесплатно
Александра Хунагова
Руководитель проекта
Александра Хунагова печатает ...
5 идей
для вашего ивента
mic icon mic icon