Как проводить форумы: подготовка, выбор помещения, организационные моменты

17.10.2024
1001
Время чтения: 9 минут
Обновлено: 17.10.2024
Сохранить статью:
Как проводить форумы

Как проводить форумы? Можно попробовать провести самостоятельно либо поручить это специализированному агентству. В первом случае придется решить множество вопросов и проблем, во втором – надеяться на профессионализм нанятых специалистов.

Что для этого нужно? Нужно обдумать и проработать тематику форума. Также необходимо разработать программу, найти подходящее помещение, пригласить гостей и спикеров. Не менее важно запустить рекламу и хорошую PR-компанию, чтобы о форуме услышали нужные люди.

Подготовка к проведению форума

  1. Выберите цель и тематику мероприятия

    Подумайте, с какой целью вы хотите провести форум. Определите его тематическую направленность. Это позволит вам привлечь аудиторию и организовать полезное событие.

  2. Продумайте программу форума и составьте расписание

    Обозначьте круг тем и выберите спикеров, которые будут их освещать. Составьте программу форума и последовательность докладов. Так участники мероприятия будут знать, какая тема будет раскрыта и когда.

    Продумайте программу форума и составьте расписание

  3. Выберите локацию для проведения мероприятия

    Определите наиболее подходящее место, в котором с комфортом разместится планируемое количество участников. Также большую роль играет техническое оснащение форума.

  4. Разработайте систему регистрации участников мероприятия

    Подойдет онлайн-форма или билетная система. Важно, чтобы процесс регистрации был максимально удобным и содержал все необходимые для организаторов графы.

  5. Подготовьте раздаточные и презентационные материалы

    Проверьте, чтобы все необходимое техническое оснащение было на месте проведения мероприятия. Подготовьте презентации, информационные стенды и раздаточный материал.

  6. Организуйте питание участников и развлекательные мероприятия

    На любом форуме важно продумать питание гостей. Например, кофе-брейки, бизнес-ланчи. Если позволяет расписание, то можно организовать развлечения для участников и нетворкинг.

  7. Создайте возможности для взаимодействия участников

    Продумайте варианты коммуникации на форуме. Например, открытые обсуждения, круглые столы и т.д.

Рекомендации по выбору помещения для проведения форума

В организации офлайн-форума ключевую роль играет помещение. Учитывайте следующие факторы, выбирая место для проведения мероприятия:

  • Вместимость

    Место для форума должно подходить под планируемое число участников, а также иметь дополнительное пространство для организации регистрации, кофе-брейков, выставочных стендов и т.д.

  • Локация

    Место расположения площадки играет важную роль. Учитывайте близость аэропорта, вокзалов, остановок общественного транспорта и наличие достаточного количества парковочных мест. Так как мероприятие может проходить в течение нескольких дней, то имеет значение близость гостиниц и кафе.

  • Инфраструктура и техническое оснащение

    Проверьте, что выбранная площадка имеет все необходимое техническое оснащение для проведения мероприятия: видеотехника, проекторы, акустические системы, экраны, микрофоны и т.п. Это играет важную роль для выступления спикеров и презентаций.

  • Акустика и свет в помещении

    Удостоверьтесь, подходит ли уровень освещения и акустики для проведения мероприятия. Будет ли это пространство комфортным для большого числа участников? Хорошая акустика и свет создают приятную и продуктивную среду.

  • Комфорт

    Для комфорта участников мероприятия необходимо обеспечить такие удобства, как гардероб, туалеты, дополнительное пространство для кофе-брейка, ланча и отдыха.

  • Стоимость аренды помещения

    Организация форума начинается с планирования бюджета мероприятия. Сравните стоимость аренды разных пространств и выберите наиболее подходящий вариант. Учитывайте, что стоимость должна соответствовать условиям. Так вы сможете провести форум максимально комфортно для спикеров и участников.

  • Отзывы клиентов, которые арендовали помещение

    Ознакомьтесь с отзывами тех, кто уже снимал площадку. Так вы сможете оценить качество обслуживания и условия аренды помещения.

5 ключевых составляющих проведения бизнес-форума

Разработка программы мероприятия

Основа бизнес-мероприятия — программа. Организаторы должны уделить особое внимание разработке тематического наполнения, форматам проведения обсуждений, а также выбрать и пригласить авторитетных спикеров. Если в компании нет сотрудника, который справится с разработкой деловой программы, то его нужно нанять.

Организатор должен курировать процесс подготовки мероприятия, провести беседы с экспертами в отрасли и опираться на их рекомендации. Какие-то темы предложат участники мероприятия, но основа за вами.

Разработка программы мероприятия

Пробуйте новые форматы. Например, открытая площадка для всесторонней дискуссии наподобие «К барьеру». Обсуждения помогают участникам раскрыться. Они эффективны в поиске новых решений и выработке лучших стратегий.

Если на мероприятии будут присутствовать государственные лица, то можно рассчитывать на большое число посетителей. Сделайте акцент на GR-аспекте. Отправьте приглашения официальным лицам. Как правило, этим занимаются PR-менеджеры, которые продвигают мероприятие.

Приглашайте руководителей федеральных органов исполнительной власти, директоров самых крупных компаний в вашей и смежных сферах бизнеса, представителей научных учреждений, экспертов в электроэнергетике в Российской Федерации и за рубежом.

Формирование команды

Невозможно правильно провести форум без слаженной командной работы. Основная часть подготовки делового мероприятия — организационная. Вам потребуются сотрудники для организации питания, уборки, оформления помещения, охраны, парковки, администрирования форума, а также промо-персонал, волонтеры, фотографы, сотрудники для раздачи промо-материалов и т.д. Без них на крупном мероприятии будет царить хаос.

Сформируйте команду и четко разграничьте круг обязанностей каждого специалиста, а также определите точки их взаимодействия. Какие-то сотрудники могут работать удаленно. В этом случае важно проработать дедлайны и контролировать своевременное исполнение поставленных задач.

Сайт форума

На этапе разработки сайта делового мероприятия особое внимание уделите вопросу удобства регистрации участников.

Оформление сайта должно быть современным и понятным для посетителей.

Не забудьте выделить место на сайте для спонсоров и партнеров форума.

Сделайте раздел с фотоотчетом о мероприятии. Там участники смогут скачать фото. Наймите профессиональных фотографов. Качественные фотографии с мероприятия участники обязательно сохранят, а вы сможете использовать их при продвижении следующего форума.

Ключевая часть сайта — программа делового форума и перечень спикеров. Именно этот раздел будут внимательно изучать потенциальные участники мероприятия.

Продвижение и деловые партнеры

Важная статья расходов в проведении форума — маркетинг и реклама. На продвижении не стоит экономить. Эффективна будет баннерная реклама, если разместить ее на форумах схожей тематики, которые предшествуют вашему мероприятию.

Если они проходят за несколько месяцев до вашего форума, то потенциальные участники смогут внести посещение в свой график. Кроме того, каналы масс-медиа охотнее поддерживают различные мероприятия, если их логотип размещается в наружной рекламе.

Как правило, статья расходов на продвижение ограничена. Как проводить форумы, если вы располагаете минимальным бюджетом? Рекомендуется искать спонсоров.

Продумайте условия спонсорской поддержки и постарайтесь предложить варианты взаимовыгодного сотрудничества. Разошлите предложение разным компаниям. Вам понадобится хороший специалист по продажам, имеющий гибкое мышление и понимающий, что заинтересует конкретного спонсора. Как показывает практика, проще разбить спонсорские пакеты на большое число спонсоров, нежели привлекать несколько крупных.

Рекламная кампания

Как правильно провести форум с участием представителей власти? Подойдет ресурс GR: взаимодействуйте с пресс-службами правительственных учреждений, обращайтесь к губернаторам регионов. Их сотрудники размещают новостную информацию на государственных сайтах и отправляют по областным средствам массовой информации. Ищите информационных партнеров.

Рекламная кампания

Сегодня процветает бартерная реклама в средствах массовой информации. Если в форумах принимают участие представители власти, то подойдут такие платформы, как ТАСС, «Россия 24», «Российская газета», «Парламентская газета» и другие.

Включите в график мероприятия пресс-подходы к важным правительственным лицам и крупным бизнесменам. Не забудьте сделать рассылку в СМИ программы пресс-мероприятий за сутки до форума. В особенности для телевизионных каналов. Ежедневно в течение мероприятия раздавайте журналистам список пресс-мероприятий и напоминайте о самых значимых из них.

Не забудьте пригласить на форум профессиональных райтеров, которые смогут оперативно описывать дискуссионные обсуждения. Отправляйте новостную сводку в СМИ в режиме онлайн, чтобы те, кто не посетил мероприятие, осветили его в своей ленте.

Несколько слов о пресс-центре. Для того чтобы журналисты могли максимально комфортно выполнять свою работу, обеспечьте их необходимыми техническими условиями (Wi-fi, ноутбуки) и питанием. Прекрасно, если вы сможете организовать горячие обеды. Тогда журналисты смогут работать на форуме в течение всего дня, не отвлекаясь. Благодаря такому подходу будет обеспечено максимальное освещение форума в прессе.

Пример расписания для проведения офлайн-форума

График офлайн-форума бывает разным в зависимости от целей мероприятия, длительности и формата. Ключевые элементы расписания форума:

  1. Регистрация участников и приветственное слово

    Каждый форум открывает этап регистрации и приветствия. Участники получают бейджи и раздаточные материалы. Организатор приветствует всех посетителей и кратко рассказывает о программе форума и его целях.

  2. Выступления спикеров

    Каждый спикер выступает в свое время с докладом на конкретную тему. Помимо самого выступления закладывается время на вопросы от участников и обсуждение проблематики.

  3. Дискуссионные обсуждения и круглые столы

    Панельные дискуссии или круглые столы также включаются в расписание форума для того, чтобы участники могли обсудить ключевые вопросы, поделиться своим опытом, наработками и предложениями.

    Дискуссионные обсуждения и круглые столы

  4. Кофе-брейки и ланчи

    В расписании обязательно должны быть паузы на перекус и отдых. Участникам мероприятия требуется время для питания и коммуникации друг с другом в неформальной обстановке.

  5. Обучающие мероприятия

    Считается, что правильно проводить форум, включая в него время на воркшопы и тренинги. Так участники смогут попрактиковаться и закрепить теоретический материал. Запланируйте время для таких мероприятий и предоставьте необходимые ресурсы и материалы.

  6. Свободное время в расписании для нетворкинга

    Участники форума могут заводить полезные знакомства и деловые связи во время перерывов. Это прекрасная возможность обмена опытом.Новые знакомства легко завязать, например, во время кофе-брейка.

  7. Подведение итогов и отзывы

    В конце мероприятия всегда выступает организатор или его представитель с заключительной речью. Подведите итоги, поблагодарите всех, кто принял участие в организации и проведении форума. Отдельно отметьте вклад спикеров, спонсоров и бизнес-партнеров. Выделите время на обратную связь и отзывы.

Часто задаваемые вопросы о проведении форумов

Как понять, что форум проведен успешно?

Используются два метода:

  • Первый — заполнение краткого листа обратной связи (в нем содержатся вопросы о том, откуда участник узнал о мероприятии, понравилось или нет, пожелания).
  • Второй — анализ форума с командой. Насколько достигнута цель, соответствие «ожидание/реальность», обсуждение проблем и причин, которые к ним привели. Это поможет не совершать аналогичные ошибки в следующий раз.

Сколько может стоит зал для проведения форума и что включено в цену?

Главный зал должен вмещать 500–700 участников. Обращайте внимание на освещение и вентиляцию в помещении. Стоимость аренды — от 50 000 до 1 000 000 рублей за 8–9 часов.

В крупных городах арендная плата выше и составляет от 100 000 до 150 000 рублей. Вершину рейтинга лучших залов занимает помещение в международном деловом центре «МоскваСити». Дневная арендная плата составляет 850 000 рублей.

Аренда включает техническое оснащение для проведения форума:

  • проекционные экраны, лазерная указка, камера, инструменты для видеоконференции;
  • звуковые комплексы, колонки, беспроводные микрофоны для участников и петличные для спикеров;
  • флипчарты, офисные доски, намагниченные стилусы, маркеры, жидкокристаллические панели, ноутбуки.

Настраивать аппаратуру и следить за ее исправностью должен отдельный специалист.

Нужен ли диджей для проведения форума?

Диджей занимается музыкальным сопровождением мероприятия. Оно необходимо при выходе докладчиков, в конце выступления, в перерывах, а также при вручении подарков от спонсоров мероприятия и деловых партнеров.

Выбирая специалиста, не забудьте изучить отзывы тех, кто уже работал с ним. Учитывайте, что заработная плата профессионала составляет от 90 000 до 170 000 рублей за день работы на форуме. Конечно, это приличная статья расходов, но доверить дилетанту ответственную работу по музыкальному и световому сопровождению опасно. К тому же студент, подрабатывающий на досуге диджеем, вряд ли сможет выполнить сложные задачи.

Стоит детально обсудить с диджеем порядок его действий и перечень задач. С помощью звукового сопровождения можно расставить акценты в докладах спикеров и усилить значимые моменты.

В статье мы рассказали, как правильно провести форум. Учет всех рекомендаций позволит вам организовать не только интересное, но и полезное мероприятие. Это гарантирует успех и высокую окупаемость. Учитывайте вероятные форс-мажоры и радуйтесь хорошим результатам.

Вам также может понравиться
Забрать
подарок
Gift icon Gift icon
Только до 21.02
Скачайте бесплатно гайд «10 техник позиционирования компании
через ивенты, повышающих узнаваемость бренда на 40%»
Скачайте бесплатно
Александра Хунагова
Руководитель проекта
Александра Хунагова печатает ...
5 идей
для вашего ивента
mic icon mic icon