Мероприятия для компании: виды и правила корпоративных событий

15.10.2024
973
Время чтения: 14 минут
Обновлено: 16.10.2024
Сохранить статью:
Мероприятия для компании: виды и правила корпоративных событий
Содержание
  1. Суть и задачи мероприятий для компании
  2. 3 вида мероприятий для компании
  3. Тип 1. Мероприятия связанные с обучением
  4. Тип 2. Корпоративы
  5. Тип 3. Мероприятия по укреплению команды
  6. Формы корпоративных мероприятий
  7. Этапы организации мероприятия для компании
  8. Формулирование целей и выбор формата мероприятия
  9. Выбор подрядчика
  10. Поиск подходящего места
  11. Детальное планирование мероприятия
  12. Состав команды для мероприятия и назначение ответственных
  13. Пошаговая реализация планов (до старта мероприятия)
  14. Управление ходом мероприятия
  15. Анализ проведенного мероприятия и организационные выводы
  16. Бюджет корпоративного мероприятия
  17. Сложности и ошибки в корпоративных мероприятиях
  18. Часто задаваемые вопросы о мероприятиях для компании
  19. Какой формат мероприятий на пике популярности?
  20. Возможно ли совместить онлайн и офлайн?
  21. Как не ошибиться с выбором подрядчика для проведения корпоративного мероприятия?

О чем речь? Мероприятия для компании – корпоративы, призванные сплотить коллектив, повысить мотивацию, оценить кадровый потенциал сотрудников, решить конфликты или отчитаться о достижениях бизнеса.

На что обратить внимание? Выделяют три вида корпоративных мероприятий: обучающие, праздничные и тимбилдинговые. Форм больше: конкурсы, банкеты, спортивные соревнования, семинары и аналогичные ивенты. Допустить ошибки можно в организации любого корпоратива, поэтому с их изучения и нужно начинать.

Суть и задачи мероприятий для компании

Корпоративные мероприятия – важная часть работы компании. Формат нужно выбирать исходя из целей и интересов сотрудников. Это могут быть спортивные игры, экскурсии или совместные тренинги, если они интересны коллективу.

Хорошо организованные корпоративные мероприятия способствуют укреплению командного духа, повышению продуктивности и сплочению сотрудников для достижения общих целей.

Суть и задачи мероприятий для компании

Они также служат важным инструментом для формирования корпоративной культуры и укрепления отношений внутри коллектива. Перед проведением мероприятия для компании необходимо определить основную идею, которая будет базой для всего остального.

Главные задачи, которые ставятся перед корпоративными мероприятиями:

  • Укрепление ценностей и сплочение команды — это основная цель.
  • Возможность для руководителя лучше узнать сотрудников, заметить скрытых лидеров и оценить общий климат в коллективе.
  • Повышение настроения и мотивации. После качественного отдыха на корпоративе сотрудники работают эффективнее и с большим энтузиазмом.
  • Решение конфликтов внутри коллектива.
  • Подведение итогов и признание успехов компании.

3 вида мероприятий для компании

Приведенное разделение корпоративных мероприятий на три типа условно. Даже одна хорошо организованная активность часто решает сразу несколько задач и может сочетать в себе несколько направлений. В таких случаях говорят о гибридном формате корпоратива.

Тип 1. Мероприятия связанные с обучением

Направлены на повышение эффективности работы коллектива и решают две основные задачи:

  • обучение – предоставление, расширение и углубление профильных знаний;
  • формирование навыков, необходимых для бизнес-процессов компании.

Например, обучение проводится для сотрудников отдела продаж. Они постоянно общаются с клиентами и им нужна полная информация о продуктах и условиях их продажи. Также важно уметь интересно представить предложение, отвечать на возражения и устранять негатив. Таким образом, специалисты должны обладать профессиональными и эмоциональными навыками. Выбор корпоративного обучения должен учитывать эту потребность.

Мероприятия могут быть деловыми (например, форум, бизнес-тренинг) или неформальными, но с серьезными целями (например, деловая игра или квест на профессиональную тему). Для таких обучений лучше всего подходит деловая обстановка. Оптимальными локациями являются офис, конференц-зал или выставочная площадка.

Тип 2. Корпоративы

Это наиболее привлекательные мероприятия для сотрудников. Они преследуют следующие цели:

  • развлечение коллектива;
  • отдых после плодотворной работы как поощрение;
  • создание возможностей для неформального общения коллектива.

Хорошо организованный праздник выполняет сразу несколько ключевых задач: он укрепляет командный дух, повышает доверие сотрудников к руководству и улучшает отношение к компании.

Такой тип корпоративных мероприятий идеально подходит для празднования государственных и профессиональных дат, юбилеев компании или ее руководителя, а также для отмечания значимых достижений сотрудников, таких как присвоение почетного звания.

Праздники можно проводить как в помещениях (офис, арендованный банкетный зал, лофт, ресторан, кафе), так и на природе (загородный дом или коттедж). Если погода хорошая и формат мероприятия позволяет, для праздника на открытом воздухе можно выбрать площадку в городском парке, дачную территорию, лесную поляну либо берег реки или озера.

Комбинированный вариант — это теплоход или мобильный шатер, которые объединяют преимущества выезда на природу и удобства закрытых помещений.

Тип 3. Мероприятия по укреплению команды

На мероприятиях по командообразованию основная цель — улучшить взаимодействие внутри коллектива. Тимбилдинг помогает коллегам:

  • узнать друг друга;
  • научиться поддержке и взаимовыручке;
  • определить лидеров и надежных исполнителей;
  • развивать навыки совместной работы.

Эти мероприятия способствуют укреплению связей между сотрудниками, формированию единой корпоративной культуры и положительно влияют на работу и репутацию компании.

Выбор места для тимбилдинга зависит от типа мероприятия. Спортивные активности лучше проводить на стадионе, воркаут-площадке или полосе препятствий в парке или лесу. Для корпоративных квестов подойдут специально оборудованные пространства с нужными декорациями. Интеллектуальные игры можно провести в офисе.

Формы корпоративных мероприятий

Если вы планируете корпоративное мероприятие или собираетесь поручить организацию праздника третьим лицам, вам нужно выбрать форму проведения. Вот два наиболее популярных варианта:

  1. Мероприятия выездного характера miceОбычно такие выезды проходят в непринужденной атмосфере, а еще они отлично подходят для укрепления командного духа. Такие мероприятия помогают сплотить коллектив. Однако, если сотрудники еще недостаточно хорошо знакомы друг с другом, не стоит отправлять их в поездку, например, за город на шашлыки.
  2. БанкетыЭто классический вариант для корпоративных мероприятий. Все участники собираются за столом, а ведущий создает уютную и расслабляющую обстановку. Основное внимание следует уделить качеству еды и составлению меню.
  3. Корпоративы семейного типаНа таких праздниках присутствуют не только рабочие, офисные сотрудники и руководители, но и их семьи. Работники могут пригласить своих близких для участия в событии.
  4. Концептуальные мероприятияЭти события строятся вокруг определенной идеи или темы, которая диктует весь формат праздника. Например, можно выбрать тему сказок, и все гости будут участвовать в сценарии вместе с артистами и ведущим. Если вы хотите отметить достижения сотрудников, такой формат будет отличным выбором.
  5. Конкурсы и викториныПодобные мероприятия часто проводятся на праздничных датах, таких как 8 Марта, например. Чтобы стимулировать участие, можно предложить небольшие, но приятные подарки с логотипом компании. Это добавит элемент соревнования и сделает праздник более увлекательным.

    Конкурсы и викторины

  6. Командные спортивные состязанияЭтот формат отлично подходит для формирования командного духа. Можно организовать соревнования между разными отделами одной компании или между несколькими фирмами. Пригласите партнеров для участия в футбольном матче, чтобы укрепить связи и повысить командную сплоченность.
  7. ПрезентацииПодобного рода мероприятия часто проводятся по случаю завершения отчетного года, юбилеев компании и других важных дат, связанных с деятельностью организации. Ведущий должен организовать событие так, чтобы сотрудники вспомнили о всех ключевых этапах развития и успехах компании.
  8. Обучающие сессии и мастер классыЭти мероприятия помогают не только укрепить командный дух, но и сформировать необходимые профессиональные компетенции.
  9. Премирование и награждение лучших сотрудниковЭто эффективный формат для корпоратива, который позволяет сразу решить несколько задач. Вы можете наградить выдающихся сотрудников, присуждая им звания, например, «Лучший специалист года». Это не только подчеркнет их достижения, но и мотивирует остальных стремиться к высоким результатам. Даже если бюджет ограничен, вместо дорогих подарков можно использовать брендированные сувениры и почетные грамоты, что также добавит ценности и признания.

Этапы организации мероприятия для компании

Формулирование целей и выбор формата мероприятия

Для успешного проведения мероприятия начните с ясного определения:

  • Какой результат вы хотите получить (укрепление команды, развлечение, передача новой информации)?
  • Кто будет вашей аудиторией (сравните мероприятия для студентов, руководителей крупных компаний или женщин на праздник 8 Марта)?
  • Какой формат лучше всего подойдет для этой группы и целей (конференция, тимбилдинг, вечеринка или многофункциональное событие, например, съезд дилеров)?

После того как вы определите цели и аудиторию, следуйте этим критериям при планировании и организации мероприятия. Не стоит отвлекаться на личные предпочтения или мнения вашего босса.

Выбор подрядчика

После того как вы определите цели мероприятия, необходимо выбрать подрядчика. Определите, что вам больше подходит: агентство, которое предоставит полный пакет услуг (создаст идею, сценарий и подберет исполнителей), или просто поставщик отдельных услуг (предоставит номера, ведущих и оформление, если у вас уже есть готовый сценарий и вы несете полную ответственность). Лучше найти опытных профессионалов, которые смогут предложить ценные советы и помочь в составлении сценарного плана.

Поиск подходящего места

После выбора формата мероприятия следует найти подходящую площадку для его проведения. Площадка – это не просто место, а совокупность возможностей, которые повлияют на формат мероприятия.

Например, пансионаты могут сильно различаться. Некоторые из них имеют бассейны, другие — просторные залы для праздников. Есть заведения с аттракционами, такими как табогганы и лошади, или с возможностью катания на лыжах. Некоторые пансионаты предлагают специально оборудованные зоны для командных игр и помощь партнеров. Также можно найти пансионаты на воде, где доступны прогулки на катере, водные соревнования и водные лыжи.

Совет по выбору площадки: не полагайтесь только на информацию от исполнителя. Лично осмотрите площадку, выделив для этого 1-2 дня. Зафиксируйте ключевые элементы с помощью фотографий, включая номера для гостей и зоны для мероприятий. Пробуйте меню и собирайте прайс-листы.

Если площадка находится в другом регионе, проконсультируйтесь с местными представителями гостиниц или конференц-залов. Для площадок за границей ищите отзывы и спрашивайте у тех, кто уже посетил это место.

Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда вы определили основные элементы мероприятия для компании, нужно создать детальный план. Чем крупнее событие, тем тщательнее нужно готовиться и больше документов придется подписать.

Детальное планирование мероприятия

Примерный перечень документов, необходимых при организации дилерского съезда в одной из компаний:

  1. Общий план мероприятия – главный документ для организатора, где подробно расписан каждый этап трехдневного события, начиная с пятницы и заканчивая воскресеньем, с указанием времени каждого действия.Ниже приведен список ключевых пунктов, которые учитываются при подготовке дилерского съезда:
    • дата и время – точное расписание мероприятия;
    • этапы – конкретные события, такие как подготовка к заселению в пансионате, само расселение, конференция, соревнования, свободное время, банкет, круглые столы, шашлыки и отъезд;
    • название мероприятия – подробные элементы каждого этапа, например, в рамках конференции это регистрация участников, проведение сессий, кофе-брейки, регистрация на программу досуга и другие;
    • подготовка – список задач, которые нужно выполнить до начала, чтобы избежать срывов;
    • описание – краткое содержание мероприятия, отражающее его суть;
    • назначение ответственного за успешное выполнение каждого этапа;
    • список участников – люди, задействованные в подготовке этапа, подчиненные ответственному лицу;
    • документы и материалы – все необходимые для организации ресурсы. Например, для посадки в автобусы нужны таблички или флаги компании и списки участников (часть может использовать личный транспорт). Для расселения – списки номеров, распределенных между участниками.
  2. План с перечнем задач, которые должна выполнить компания-исполнитель.
  3. Программа мероприятия и расписание конференции для участников.
  4. Список распределения гостей по номерам с указанием, где кто размещен.
  5. Перечень мобильных телефонов всех дилеров.
  6. Список автомобильных номеров гостей для передачи службе охраны.
  7. Указатели и таблички для навигации на мероприятии.
  8. Пригласительные для гостей с приложенной схемой проезда.
  9. Форма для финальной регистрации участников (с учетом тех, кто отказался приехать).
  10. Анкета для выявления интереса к конкретным научным темам.
  11. Составленное меню на завтрак, обед и банкет.
  12. Подробное расписание проведения банкета.
  13. Список номинантов на награждение и формулировка непосредственно номинаций.

Этот список далеко не полный, и у каждого организатора он будет отличаться. Чтобы подготовить мероприятие, помимо опыта, каждый раз необходимо решить ключевую задачу: мысленно воспроизвести все событие от начала до конца, представляя каждый этап в деталях.

Состав команды для мероприятия и назначение ответственных

Каждый организатор знает, что без команды невозможно справиться с крупным мероприятием для компании. Даже если у вас уже есть план, важно заранее определить, кто будет помогать в его выполнении. Люди должны быть надежными, способными контролировать ситуацию. Команды должно хватать на все задачи, чтобы один человек не выполнял несколько дел одновременно.

Распределяйте обязанности разумно: не поручайте молодой девушке забирать мужчин, выпивших после спорта. Учитывайте непредвиденные ситуации: должен быть человек для предотвращения конфликтов, непьющий водитель для экстренных случаев, помощники для раздачи призов и выполнения других задач.

Пошаговая реализация планов (до старта мероприятия)

Каждый организатор использует свой способ контроля подготовки к мероприятию: кто-то создает график в Excel, кто-то применяет Outlook. Главное — обеспечить, чтобы все детали были учтены и ничего не упущено. Не нужно создавать дополнительные проблемы – непредвиденные ситуации сами появятся. Обязательно проведите собрание для команды перед мероприятием, чтобы обсудить все детали и решить возникшие вопросы.

Управление ходом мероприятия

Во время мероприятия важно строго придерживаться плана, иметь резервные варианты и дополнительных сотрудников на случай изменений в графике или непредвиденных обстоятельств, таких как болезни. Держите под рукой телефоны исполнителей и ключевых членов команды.

Организатор контролирует весь процесс, держит план в руках и следит за его выполнением. Он остается спокойным, координирует все действия и обеспечивает соблюдение графика. Исполнители должны строго следовать указаниям организатора и не принимать самостоятельных решений, если они противоречат общему плану.

Анализ проведенного мероприятия и организационные выводы

После официального завершения корпоратива для организатора работа не заканчивается. Необходимо провести тщательный анализ, который позволит сделать выводы и провести работу над ошибками, если они были допущены.

Анализ проходит в несколько этапов и охватывает разные группы участников. Первый этап проводится сразу после мероприятия, в узком кругу организаторов. Через 1-2 дня после завершения события члены команды собираются для подробного анализа. Они исследуют каждую деталь, внимательно отслеживая, как развивалось мероприятие.

На втором этапе проводится общее собрание всех участников. Здесь обсуждаются итоги работы, награждаются заслуженные, а также собираются мнения о прошедшем мероприятии. Оцениваются концепция и формат события, выявляются успешные и проблемные моменты. Проводится тщательный анализ работы команд и отдельных участников, обсуждаются возможные улучшения.

На собрании обсуждаются не только негативные аспекты, но и положительные стороны. Например, если погода на зимнем пейнтболе была идеальной, это тоже обсуждается, даже если удача сыграла свою роль, а не только профессионализм организаторов.

Собрание проходит при поддержке руководства, которое своим авторитетом подтверждает выводы организаторов. Все обсуждения фиксируются и анализируются. На основе полученной информации формулируются конкретные выводы и рекомендации, которые систематизируются по темам.

Бюджет корпоративного мероприятия

Расчет бюджета для мероприятия проводится поэтапно:

  1. Определяется формат мероприятия: что это за событие, его цель и возможное место проведения.
  2. На основе формата прописывается предварительный список необходимых ресурсов для организации мероприятия.
  3. Составляется список основных гостей.
  4. Определяется бюджет, чтобы не выходить за установленные финансовые рамки.
  5. Разрабатывается смета расходов, включая все предполагаемые затраты.
  6. Утверждается бюджет, согласовав с заинтересованными сторонами.

Бюджет корпоративного мероприятия

Если затраты на мероприятие для компании превышают ожидаемые, вот несколько способов, которые помогут сократить расходы:

  1. Экономия на аренде, программе и основных расходах. Эти статьи бюджета можно оптимизировать, в то время как на мелочах, таких как декорации, открытки или услуги фотографа, экономить не стоит. Например, меньшее помещение или более удаленное от метро место не испортит впечатление так, как отсутствие праздничной атмосферы.
  2. Сокращение или исключение алкоголя. Закупка алкоголя обойдется дороже, чем напитки без спирта. Кроме того, поддержка здорового образа жизни актуальна, и многие могут оценить отсутствие алкоголя. Если же команда не согласна на праздник без спиртного, можно предложить им приобрести алкоголь самостоятельно.
  3. Выбор дней для проведения мероприятия с учетом цен. В праздники и выходные расходы обычно выше, поэтому стоит планировать мероприятие на менее загруженные дни.
  4. Поиск скидок от подрядчиков. Если вы являетесь частным клиентом или заказываете крупные услуги, не стесняйтесь торговаться и просить о скидках.

Сложности и ошибки в корпоративных мероприятиях

При организации корпоратива могут возникать следующие частые проблемы:

  1. Несоответствие программы интересам сотрудников. Если мероприятие не учитывает возрастные группы или пожелания участников, это может вызвать недовольство. Оцените степень негатива и причины, чтобы учесть их при планировании будущих мероприятий.
  2. Неадекватное техническое оснащение. Проблемы с оборудованием, такие как освещение, звук, костер или приготовление пищи, могут испортить впечатление. Эти недочеты решаются в зависимости от ситуации, поэтому важно заранее проверить технические аспекты.
  3. Риски травм на спортивных или выездных мероприятиях. При большом количестве участников обеспечьте наличие бригады дежурных медиков, застрахуйте участников спортивных состязаний и контролируйте употребление алкоголя, чтобы минимизировать риск травм.
  4. Неблагоприятные погодные условия. При планировании мероприятия на открытом воздухе обязательно проверьте прогноз погоды. Подготовьте альтернативные варианты, такие как закрытые палатки, тенты или возможность переноса события в закрытое помещение (например, зал или веранда).

Помимо перечисленных проблем могут возникнуть и другие непредвиденные ситуации. Часто это требует незамедлительного решения и поиска альтернативных вариантов проведения мероприятия. Также может понадобиться дополнительное финансирование, поэтому заранее оцените возможные риски и подготовьтесь к проблемам. Включите в бюджет резервную сумму для непредвиденных расходов. Будьте готовы изменить план, если это станет необходимым.

Заранее определите сотрудников, которые могут быстро вмешаться и помочь при возникновении проблем. Убедитесь, что у вас есть договоренности с ними о возможной срочной помощи и резервировании ресурсов.

Чтобы успешно подготовить и провести корпоратив, избегайте следующих ошибок:

  • Некорректная формулировка целей и задач мероприятия, что приведет к недоразумениям и неудаче.
  • Недостаточная подготовка к началу, что создаст дополнительные сложности и стресс в ходе мероприятия.
  • Ошибочный выбор ответственного лица, что повлияет на качество и организацию.
  • Нереалистичное требование активного участия от всех сотрудников, что вызовет дискомфорт и негативные эмоции.
  • Неправильный выбор места и стиля мероприятия, что снизит общий уровень удовлетворенности участников.
  • Непрофессиональное поведение руководства, что негативно скажется на имидже компании и атмосфере мероприятия.

Часто задаваемые вопросы о мероприятиях для компании

Какой формат мероприятий на пике популярности?

С развитием технологий и динамичным ритмом жизни стиль корпоративных мероприятий изменился. Онлайн-форматы становятся альтернативой традиционным встречам. Они позволяют всем сотрудникам присутствовать, независимо от их фактического местоположения. Это, несомненно, способствует укреплению командного духа. Кроме того, такие мероприятия не требуют поиска и аренды площадок, что экономит бюджет.

Возможно ли совместить онлайн и офлайн?

Конечно. Так, на гибридном (онлайн=оффлайн) юбилее сотрудники главного офиса могут присутствовать лично, в то время как сотрудники из региональных подразделений подключаются через видеосвязь и участвуют в мероприятии онлайн.

Как не ошибиться с выбором подрядчика для проведения корпоративного мероприятия?

При выборе агентства или исполнителя учитывайте следующие факторы:

  • Профессиональный опыт: узнайте, как долго агентство работает в сфере, какие проекты оно реализовало, какие компании являются его клиентами, с какими поставщиками оно сотрудничает и какова квалификация сотрудников.
  • Репутация: обратите внимание на рекомендации клиентов и мнение отраслевых экспертов, а также на наличие членства в профессиональных ассоциациях.
  • Качество коммуникации и обслуживания: убедитесь, что агентство быстро отвечает на запросы, поддерживает вежливое общение и внимательно относится к вашим требованиям.

Также учитывайте цели мероприятия и ваши возможности при выборе агентства.

Проведение мероприятий для компаний охватывает множество аспектов, включая цели, бюджет и ресурсы предприятия. Для того чтобы событие прошло успешно и оставило приятные впечатления, важно тщательно подготовиться. Если же самостоятельная организация вызывает трудности, можно обратиться к специалистам по проведению корпоративов.

Вам также может понравиться
Забрать
подарок
Gift icon Gift icon
Только до 21.02
Скачайте бесплатно гайд «10 техник позиционирования компании
через ивенты, повышающих узнаваемость бренда на 40%»
Скачайте бесплатно
Александра Хунагова
Руководитель проекта
Александра Хунагова печатает ...
5 идей
для вашего ивента
mic icon mic icon