Организация научных конференций: разбираемся в деталях

25.10.2024
710
Время чтения: 9 минут
Обновлено: 26.10.2024
Сохранить статью:
Организация научных конференций

О чем речь? Организация научных конференций мало чем отличается от проведения любого другого мероприятия. Необходимо определить цель встречи, выбрать место и время, подобрать спикеров, сделать рекламу и проконтролировать все в назначенный день.

На что обратить внимание? Большое значение имеет команда организаторов. В нее входят ответственные за жилье, транспорт, финансы, техническое обеспечение, подбор выступающих и их регистрацию. Также необходимо выбрать релевантные методы продвижения мероприятия.

Понятие и виды научных конференций

Конференция — это одно из ключевых мероприятий, на котором большое количество людей могут обмениваться информацией по разным вопросам. Это способ организации научной деятельности, основанный на обмене данными путем представления собственных достижений и целей. Конференция имеет определенные преимущества перед тренингами и семинарами. Ключевым является то, что все участники выступают по похожим темам, благодаря чему можно с разных сторон изучить многие вопросы и найти несколько путей решения одной проблемы.

Понятие и виды научных конференций

Различают следующие типы конференций:

В зависимости от направления

  • научно-теоретические;
  • научно-технические;
  • научно-практические.

По составу участников

  • для молодежи;
  • для зрелых ученых.

В зависимости от охваченной территории

  • региональные (межвузовские, городские, областные);
  • межрегиональные;
  • республиканские;
  • международные.

По периодичности проведения

  • ежегодные;
  • разовые.

По тематике

  • узконаправленные;
  • широкой тематики.

Также их дифференцируют по форме проведения:

  • очные — участники приезжают и лично участвуют в конференции;
  • заочные — ученые очно не собираются, а отсылают тезисы по теме и информационные статьи на почту организационного комитета;
  • онлайн-конференции (их называют «Internet-конференции») — проводятся в виде коллективного обсуждения на форуме либо организуются на сайте мероприятия.

По статусу конференция находится на промежуточном месте между конгрессом и семинаром.

Состав организационного комитета научной конференции

Рассмотрим подробнее работу оргкомитета. Не нужно стараться все делать самостоятельно, а следует сформировать динамичную рабочую группу. Правильно труд по организации научной конференции разделить на блоки и назначить руководителей комиссий, которые будут отвечать за их выполнение. Они наберут к себе в группы людей и приступят к работе. Вам нужно выбрать тех, кого хорошо знаете по деловым качествам, чтобы они вас не подвели.

В литературе по менеджменту указано, лучшим количеством подчиненных для гибких структур будет 5–7 человек. Это же подтверждено и на практике. Члены оргкомитета не должны брать отпуск или уезжать надолго на стажировку в последние месяцы перед мероприятием. Каждый из них должен иметь заместителя и познакомить вас с ним. И вы должны представить всем замов.

Рассмотрим основные комиссии и блоки работ, за которые они отвечают. В зависимости от конференции они могут отличаться, объединяться, разделяться или дополняться другими:

  • Комиссия по подготовке материалов — ее возглавляет один из важнейших членов оргкомитета — ученый секретарь конференции. С ним обычно переписываются участники мероприятия, у него собирается вся информация о представленных докладах. Он выстраивает работу, касающуюся составления и выпуска программы конференции, внесения изменений, составляет регламент работы секций, руководит подготовкой к изданию материалов и так далее.
  • Регистрационная комиссия занимается подготовкой беджей и раздаточных материалов, регистрирует участников, сообщает ученому секретарю о прибытии докладчиков. По работе этой комиссии можно судить об организации конференции. Регистрация участников обычно проходит в просторном помещении, оформленном стендами с важной информацией. Сейчас везде присутствует реклама, но она не должна перетягивать внимание. Должно быть видно расписание докладов, схемы залов и так далее. Постарайтесь сделать так, чтобы на регистрации не скапливались очереди, участники не заполняли кучу бланков, а сам процесс был быстрым.
  • Жилищная комиссия отвечает за расселение участников мероприятия. Члены ее должны обрабатывать пожелания, бронировать номера в гостиницах и предусмотреть наличие дополнительных мест на случай непредвиденных обстоятельств.
  • Транспортная комиссия обязана организовать авто для встречи участников, трансфер до места проведения конференции, дополнительные поездки (при необходимости), доставку оборудования и материалов.
  • Финансовая комиссия несет ответственность за денежный аспект мероприятия.
  • Комиссия по организации кофе-брейков и питания — без них, как и без ознакомительного приема, не обходится практически не одна конференция.
  • Комиссия по снабжению сотрудничает со всеми остальными, в особенности с финансовой.
  • Комиссия по техническому обеспечению — ее члены отвечают за работу оборудования, используемому при выступлении, за стенды и материалы для размещения докладов.
  • Комиссия по организации поездок, не связанных с конференцией (экскурсий и других).

Нужно отметить, что сейчас на мероприятиях все чаще присутствует охрана. В последнее время при их организации ответственные лица обращаются в агентства за соответствующей услугой.

Этапы организации научных конференций

Определите цель

Часто в инструкциях по организации мероприятий первым стоит этап планирования. Но важно помнить о целеполагании. Когда с нуля организуете научную конференцию, надо сформулировать цель (для чего это делаете). Регулярно сверяйтесь с ней, чтобы не свернуть с намеченного курса.

Этапы организации научных конференций

Если организацией научно-практической конференции занимается целый отдел или несколько человек, важно следить, чтобы все работали согласованно. Нужно побеседовать с руководителем и другими участниками о том, какую цель вы ставите перед собой, организуя конференцию, и какие задачи нужно решить для ее достижения.

Все спланировать

Когда вы определились с целью, можно начинать планировать мероприятие. Обязательно нужно продумать следующие моменты:

  • Целевая аудитория. Подумайте, для кого проводите мероприятие. Скорее всего, есть несколько групп участников — слушатели, спикеры, представители СМИ, иностранные гости. Позаботьтесь о том, чтобы всем было комфортно: предусмотрите разные регистрационные формы, создайте несколько отдельных групп для рассылки новостей.
  • Место проведения. Оно, прежде всего, должно быть доступным. Хорошо, если у участников будет возможность дойти пешком либо добраться на общественном транспорте. Если это не получится, предусмотрите трансфер. Выбирайте помещение с работающим отоплением, кондиционером и ярким освещением. Если на мероприятии планируется показ презентаций, нужно, чтоб на окнах были жалюзи или плотные шторы.
  • Время. Ответственно подходите к выбору даты, проверьте, не будут ли в этот же день проводиться подобные мероприятия, которые могут переманить целевую аудиторию.
  • Бюджет. Обычно начальные средства на конференцию выделяет организатор, а остальные расходы закрываются взносами, спонсорской помощью. Если такое мероприятие проводите не первый раз, то можете найти в архивах информацию о том, кто ранее были инвесторами и партнерами. Попросите коллег поделиться опытом, чтобы рассчитать адекватную стоимость патронажных пакетов и размер организационного взноса.

Составить программу

Кроме оргкомитета, отвечающего непосредственно за организацию, должен функционировать программный комитет, который будет заниматься повесткой мероприятия. Он обычно состоит из экспертов и специалистов, имеющих авторитет, но не стоит слишком уповать на статус: часто бывает так, что известные мэтры не успевают отследить все заявки и дать ответ в силу занятости.

Начинайте собирать заявки на участие за 2–3 месяца до встречи, чтобы была возможность выделить самые хорошие работы и составить программу. Создайте на сайте мероприятия блок, где будут размещены требования к докладам и сроки. Чтобы почта не была завалена множеством разных заявок, пользуйтесь онлайн-сервисами по организации подобных мероприятий. Программный комитет должен рассматривать их не в последний день все сразу, а по мере поступления. Обязательно нужно давать обратную связь авторам работ. Возможно, эксперты будут просить внести изменения в некоторые доклады. Каждому автору вы должны сообщить о том, принята или отклонена его заявка.

Пригласить гостей

Чтобы рассказать о предстоящей встрече, сделайте рассылку небольшого пресс-релиза по отраслевым СМИ. Контакты изданий обычно размещаются на их официальных сайтах в свободном доступе. Сообщите о встрече коллегам, разместите новость в социальных сетях, пользуйтесь рассылкой, приглашайте людей при личном общении.

Если у вас заложены финансы на продвижение, разместите баннер на сайтах соответствующей тематики, запустите таргетированную рекламу, сделайте несколько интервью со спикерами для профильных СМИ. Привлечь участников можно в общении на тематических форумах. Расскажите там о конференции, поделитесь трудностями, успешным опытом. Не навязывайтесь, чтобы избежать блокировки за рекламу. Обязательно пригласите представителей СМИ. На сайте конференции обозначьте, к кому нужно обратиться за аккредитацией, предусмотрите раздел, где журналистам будут доступны ваш логотип, фотографии, видеоматериалы, пресс-релизы.

За пару дней до конференции

За 2–3 дня до встречи напомните всем участникам, где и во сколько будет мероприятие. Созвонитесь со спикерами и основными гостями, получите подтверждение от СМИ и журналистов. Утвердите список докладчиков и поинтересуйтесь у прессы, с кем бы они хотели поговорить лично. Лучше заранее запланировать интервью и сказать об этом спикерам.

Подготовьте программу для каждого участника, пресс-пакеты для СМИ. Часто гости посещают мероприятия, чтобы познакомиться с другими учеными. Хорошо, если возле темы доклада и имени спикера размещена его фотография, чтобы каждый мог легко найти нужного человека.

Способы продвижения научной конференции

Желательно, чтобы в мероприятии приняли участие как можно больше человек. Есть несколько способов продвижения, позволяющих привлекать на конференции каждый день до 100 человек:

  1. Рассылка электронных писем по вузам.Приглашения на конференцию по электронной почте являются наиболее простым и действенным вариантом продвижения. Укажите в письме тему мероприятия, положение и регламент, а также образец заявки на участие.

    Способы продвижения научной конференции

  2. Реклама в интернете.Благодаря платному PR в Сети можно привлечь слушателей при организации международных научных конференций. Достоинство способа — высокая видимость и визуальное выделение объявления. Можно запустить контекстную рекламу или использовать различные платформы.
  3. Социальные сети.Они очень популярны у студентов. Чаще всего используют Телеграм и ВКонтакте. Для продвижения конференции можно создать группу и пригласить в нее студентов вузов страны.
  4. Создание сайта.Официальный веб-ресурс конференции даст возможность привлечь некоторое количество людей. Важно грамотно оформить и заполнить его полезной информацией. На сайте нужно размещать лаконичные, информативные, полезные и интересные тексты.
  5. Онлайн-каталоги.Часто студенты и деканы факультетов просматривают онлайн-каталоги научных конференций, которые будут проводиться в текущем году. Для привлечения людей нужно размещать материал на таких ресурсах. Но эти площадки имеют и недостатки:
    • Высокая цена публикации. Даже если заплатите за рекламу и ее просмотр, это не является гарантией того, что человек даст согласие участвовать в конференции.
    • Ограниченный объем информации, которую можно разместить.

    Наличие официального сайта конференции не дает гарантии привлечения участников. Чтобы ресурс вышел на топовые позиции, нужно не только проводить SEO, но и поднимать рейтинг веб-площадки в городе, что стоит дорого.

Часто задаваемые вопросы об организации научных конференций

Что делать после завершения мероприятия?

Нужно обязательно собрать все фото- и видеоданные, презентации докладов и выложить их в свободном доступе на сайте. Отлично сделать рассылку материалов программы и сборника тезисов участникам.

Где проводят конференции?

Как правило, на базе академий, НИИ, университетов и других образовательных учреждений, где преподается база научных дисциплин, проводится исследовательская работа и на практике реализуется теоретическая информация.

Какие нормативные акты использовать?

Весь образовательный процесс основывается на Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации». Он регламентирует общие нормы и принципы, в том числе касающиеся и конференций (например, статья 105).

После завершения мероприятия нужно оценить, получилось ли у вас достичь цели, все ли было так, как планировали. Обратите внимание на свои ошибки и успехи, поинтересуйтесь мнением участников — они могут дать полезные советы. Помните, что только в сказках все идет четко по плану, а в жизни такого никогда не бывает.

Забрать
подарок
Gift icon Gift icon
Только до 11.11
Скачайте бесплатно гайд «10 техник позиционирования компании
через ивенты, повышающих узнаваемость бренда на 40%»
Скачайте бесплатно
Александра Хунагова
Руководитель проекта
Александра Хунагова печатает ...
5 идей
для вашего ивента
mic icon mic icon

Warning: session_start(): Session cannot be started after headers have already been sent in /var/www/u2799352/data/www/32may.pro/wp-content/plugins/generator.conversion/class.main.php on line 40