Организация конференций и форумов в офлайн, онлайн и гибридных форматах

Проведение мероприятия в офлайн-формате отличается повышенным погружением в процесс. Тематическое оформление и общая атмосфера, окружающие участников, способствуют удержанию внимания на происходящем. К тому же, часто есть возможность пообщаться на заинтересовавшую тему со спикером после выступления или во время перерыва, завести новые знакомства. Такой формат предполагает реальное общение между всеми участниками, поэтому важно уделять особое внимание месту его проведения.

• транспортную инфраструктуру (удалённость от метро, остановок наземного транспорта, наличие парковки для автомобилей участников мероприятия);
• наличие поблизости гостиницы/отеля для размещения гостей;
• техническое оснащение или возможность его размещения на самой площадке;
• время проведения (погодные условия, календарные события);
  количество участников, гостей, представителей СМИ.

После выбора места проведения конференции или форума его необходимо тематически оформить и убедиться, что оно будет оснащено качественной техникой. Звуковое и визуальное сопровождение (светодиодные экраны, проекторы) и освещение особенно важны. При проведении международного мероприятия стоит позаботиться о наличии аппаратуры для синхронного перевода. Также большое значение имеют оформление и размещение рекламных стендов и мультимедийных конструкций, информационные и навигационные стенды.

К тому же очень важно провести грамотную рекламную кампанию для максимальной посещаемости, разослать приглашения VIP-участникам, представителям СМИ. Обеспечить безопасность на всё время проведения мероприятия.

Чтобы конференция или форум прошли успешно, следует позаботиться о комфорте приглашенных участников. Для этого необходимо обеспечить логистику и трансфер – встречу приглашенных гостей в аэропорту или на вокзале, размещение их в заранее подобранных отелях, а также организовать своевременное их прибытие на место проведения мероприятия. Также стоит обеспечить питание гостей (банкеты, фуршеты и т. д.) и позаботиться об организации досуга для участников (тематические выставки, экскурсии, мастер-классы).

Непосредственно в день проведения мероприятия команда организаторов отвечает за:

• обеспечение соблюдения регламента проведения мероприятия;
• обеспечение качественным подключением к интернету и бесперебойной мобильной связи;
• координацию оповещения выступающих;
• проведение интерактивных голосований;
• проведение фото- и видеосъемки;
• распространение раздаточных материалов;
• кейтеринг.

От правильно подобранной команды организаторов будет зависеть общий успех вашего мероприятия.

Полный цикл организации
Онлайн-формат проведения мероприятий стал особенно популярен в период пандемии и позволяет организовать корпоративные, маркетинговые, развлекательные, деловые и прочие мероприятия. Такие мероприятия проводятся удаленно, через интернет и к ним можно подключиться из любой точки мира. К преимуществам проведения мероприятия в онлайн-формате можно отнести:

• снижение затрат на организацию и проведение;
• отсутствие проблем с размещением гостей и общей логистикой;
• возможность записать событие для последующего использования;
• отсутствие географических ограничений — люди из других городов, регионов и даже стран смогут принять участие.

При выборе места проведения офлайн-мероприятия стоит учитывать:
Но стоит учесть, что во время проведения мероприятия в таком формате чаще всего нет возможности видеть аудиторию, увидеть и оценить ее реакцию, что не позволит получить своевременную обратную связь. Также возникают специфические для данного формата задачи, такие как:

• выбор подходящей платформы, способной выдержать требуемое количество онлайн подключений;
• защита от возможных кибернетических атак;
• своевременная модерация;
• обеспечение оборудованием надлежащего качества не только организаторов, но и спикеров.

Онлайн-формат может идеально подойти для форума или конференции, но не стоит забывать, что для максимальной вовлеченности аудитории вся программа мероприятия должна быть насыщенной и, по возможности, интерактивной.

Проведение мероприятия в гибридном формате подразумевает использование как цифровой площадки, так и физической локации. То есть выступление спикера, организованное и проводимое в рамках мероприятия в реальности, могут также наблюдать онлайн-зрители при помощи видеосвязи. Для подобного формата очень важно продумать интерактивную часть процесса для достижения максимального эффекта присутствия.

Полный цикл организации
Преимуществом такого формата является сочетание быстрой обратной связи с неограниченной аудиторией. Но от организаторов оно потребует двойных усилий по тематическому оформлению, модерации и координации офлайн и онлайн составляющих мероприятия.

При выборе места проведения офлайн-мероприятия стоит учитывать:
Независимо от выбранного формата стоит ответственно подходить к организации конференции или форума. Существует еще множество нюансов и “подводных камней”, с которыми можно столкнуться в процессе подготовки и проведения мероприятия, поэтому лучше довериться профессионалам с большим опытом в этой сфере. Они помогут обеспечить полный цикл мероприятия, от планирования и технической подготовки до проведения и поддержки участников.